Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y:n (SNPY) tietosuojaseloste
- Rekisterinpitäjä
Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y. ylläpitää jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteri ei ole yhteisrekisteri minkään toisen rekisterin kanssa. - Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriä koskevissa asioissa tulee olla yhteydessä yhdistyksen tietosuojavastaavaan Eliisa Lehtoon (eliisa.lehto@helsinki.fi) tai kulloinkin tehtävää hoitavaan yhdistyksen sihteeriin. Sihteerin yhteystiedot löytyvät yhdistyksen verkkosivuilta. - Rekisterin nimi
Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y:n jäsenrekisteri - Rekisteröidyt
Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y:n jäsenrekisteri koostuu yhdistyksen jäsenien yhteystiedoista. Jäsenrekisteriin kuuluvat kaikki yhdistyksen suorat jäsenet, kannatusjäsenet sekä osa kunniajäsenistä. Kaikki yhdistyksen kunniajäsenet eivät kuulu jäsenrekisteriin mikäli ovat erilaisista luonnollisista syistä yhdistyksen aktiivisen toiminnan ulkopuolella. - Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Tietojen käyttötarkoitus on jäsenrekisterin ylläpito. Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y:llä on lakiin perustuva velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä. Yhdistyslain mukaisesti yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa on jäsenen nimi sekä kotiosoite. Lisäksi yhdistys kerää henkilön itsensä antaman suostumuksen perusteella rekisteriin tietoa jäsenen puhelinnumerosta, sähköpostiosoitteesta ja koulutustaustasta. Tiedot puhelinnumerosta ja sähköpostiosoitteesta kerätään tiedotuksen ja kyselyjen sujuvoittamiseksi sekä laskutusta varten. Koulutustietojen kerääminen on olennaista yhdistyksen jäsenmaksun muodostumisen vuoksi sekä jäsenyyskelpoisuuden varmistamiseksi.
Jäsenrekisteriä ylläpidetään ensisijaisesti yhteydenpitoa ja järjestymistä varten. Yhdistys voi halutessaan kysyä jäsenistöltään kommentteja päätöksentekoa varten tai esimerkiksi erilaisissa tutkimustarkoituksissa. - Käsiteltävät henkilötiedot
Nimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti, tieto laillistetun psykologin pätevyydestä, tieto neuropsykologi pätevyydestä, tieto opiskelijana, eläkkeellä tai työttömänä olemisesta.
Käsittelyn perusteet: Yhdistyslaki 503/1989
6.1. Nimi: jäsenten tunnistaminen
6.2. Kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite: laskutus, tiedotus, kyselyt
6.3. Tieto psykologian pääaineopiskelijuudesta/ laillistetun psykologin pätevyydestä:
edellytys SNPY:n varsinaiselle jäsenyydelle.
6.4. Tieto neuropsykologin pätevyydestä: edellytys SNPY:n johtokuntajäsenyydelle
6.5. Tieto opiskelijana, eläkkeellä ja työttömänä olemisesta: jäsenmaksun huojentamisen
peruste. - Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäsentietolomakkeesta yhdistyksen verkkosivuilta. - Tietojen luovutus ja siirtäminen
Jäsenillä on mahdollisuus tarkistaa ja täydentää itseään koskevia tietoja kirjautumalla FloMembers-palveluun (https://byte.flomembers.com/suomen-neuropsykologinen-yhdistys/user/login).
Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Muutoin rekisteritietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. - Tietojen suojaus
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers -jäsenrekisteri, palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Järjestelmää monitoroidaan ympärivuorokautisesti.
Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
> Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
> Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina
> Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin ainoastaan nimetyillä yhdistyksen toimihenkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja.
Ainoastaan nimetyillä yhdistyksen johtokuntaan kuuluvilla henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Lisäksi yhdistyksen kirjanpitäjällä on oikeus tarkastella rekisterin tietoja. - Tietojen käsittelyn kesto
Tiedot säilyvät rekisterissä SNPY:n jäsenyyden ajan, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Koulutuksen osallistujalistoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta. - Tietojen käsittelijät
Jäsenrekisterin tietoja ylläpitää ja/tai käsittelee yhdistyksen jäsenrekisterivastaava, sihteeri, koulutussihteeri ja taloudenhoitaja. Lisäksi yhdistyksen kirjanpitäjällä on oikeus tarkastella rekisterin tietoja laskutusliikenteeseen liittyen.
Johtokunta perehdyttää em. henkilöt tietosuoja-asetuksen noudattamiseen. - Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Suomen Neuropsykologinen yhdistys r.y:n jäsenrekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia minkään jäsenen attribuutin suhteen. Jäsenrekisterissä jäseniä on mahdollisuus järjestellä erikseen, esimerkiksi johtokuntaan kuuluvat jäsenet laskutuksen sujuvoittamisen vuoksi. Jäsenrekisterissä ei käsitellä jäsenen henkilötietoja automaattisesti yksilön henkilökohtaisia piirteitä tai käyttäytymismalleja arvioiden. - Rekisteröityjen oikeudet
Jäsenillä (rekisteröidyillä) on omien tietojensa tarkastus-, vastustamis-, poisto-, tiedonsiirto- ja valitusoikeus. Rekisteri sijaitsee FloMembers-palvelussa (https://byte.flomembers.com/suomen-neuropsykologinen-yhdistys/user/login) kirjautumista edellyttävällä verkkoalustalla siten, että kukin jäsen pääsee kirjautumalla näkemään itsestään rekisterissä olevat tiedot ja muokkaamaan niitä tarvittaessa. Kaikki jäseniä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä yhdistyksestä eroamisen jälkeen. - Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle tietosuojavastaavalle. - Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.